Política de protección de datos personales

Buscando proteger el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se almacene sobre ellas en bases de datos o archivos, el Colegio Bilingüe Chester Palmer (COLEGIO) establece políticas para el uso, administración, transmisión y demás actividades que involucren datos personales.
No solo como consecuencia de la ley 1581 de 2012, la Ley de Habeas Data 1266 de 2008, sino porque así lo establece la Constitución Nacional, la información privada de las personas está sujeta a reserva por lo cual nadie que posea información comercial o datos personales recolectados con ocasión de una relación contractual, puede usarla para propósitos distintos para los cuales le fue entregada.
Mediante la expedición de la Ley 1581 se establecieron regulaciones sobre los datos personales registrados en cualquier base de datos que sean susceptibles de Tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada, siendo esta ley obligatoria para las entidades educativas en sus calidades responsables a partir del 18 de octubre de 2012, fecha en la cual se hizo su publicación en el diario oficial.
Definiciones
 Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Padre de Familia y/o Acudiente, Alumno, Trabajador o Proveedor para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
 Base de Datos: Es el conjunto organizado de información de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
 Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. El dato personal puede ser público, semiprivado o privado.
 Responsable del Tratamiento: Es la Persona natural o jurídica de naturaleza pública o privada, que actuando por ella misma o conjuntamente con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para los efectos del presente documento se entiende como Responsable del Tratamiento al COLEGIO.
 Padre de Familia y/o Acudiente, Alumno, Trabajador o Proveedor: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
 Tratamiento: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Principios rectores para el tratamiento de los datos personales por parte del Colegio
El Colegio Bilingüe Chester Palmer desarrolla el Tratamiento de los Datos Personales respetando las normas generales y especiales sobre la materia y aplicando de manera armónica e integral los siguientes principios:
 Principio de legalidad: Al Tratamiento de la información contenida en las Bases de Datos custodiadas por el COLEGIO, le será aplicable en lo pertinente, lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen, modifiquen y/o complementen.
 Principio de finalidad: El Tratamiento de la información contenida en las Bases de Datos custodiadas por el COLEGIO obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley la cual es debida y previamente informada al Padre de Familia y/o Acudiente, Alumno, Trabajador o Proveedor.
 Principio de libertad: El Tratamiento de la información contenida en las Bases de Datos custodiadas por el COLEGIO sólo se ejercerse cuando se cuenta con el consentimiento libre, previo, expreso e informado del Padre de Familia y/o Acudiente, Alumno, Trabajador o Proveedor.
 Principio de veracidad o calidad: La información sujeta al Tratamiento por parte del COLEGIO será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No serán objeto de Tratamiento datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan al error.
 Principio de transparencia: El COLEGIO garantiza el derecho del Padre de Familia y/o Acudiente, Alumno, Trabajador o Proveedor a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
 Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento de la información está sujeto a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Padre de Familia y/o Acudiente, Alumno, Trabajador o Proveedor y/o por las personas previstas en la ley. El COLEGIO garantiza que los Datos Personales, salvo la información pública, no estarán disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo al Padre de Familia y/o Acudiente, Alumno, Trabajador o Proveedor o terceros autorizados conforme a la ley.
 Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se manejara con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
 Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos estarán obligados a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
 Principio de Temporalidad: el periodo de conservación de los Datos Personales será el necesario para alcanzar la finalidad para la cual se ha recolectado y/o mientras el Padre de Familia y/o Acudiente, Alumno, Trabajador o Proveedor tenga obligaciones pendientes, responsabilidad directa o indirecta, por el tiempo adicional que exijan normas especiales o por los tiempos de prescripción.
Finalidad de los datos
El COLEGIO utiliza los Datos Personales que se desarrollen bajo la Ley 1581 de 2012 para las siguientes finalidades:
 Cumplir con normas legales de conocimiento del Padre de Familia y/o Acudiente, Alumno, Trabajador o Proveedor
 Establecer, mantener y profundizar la relación contractual.
 Actualizar la información.
 Evaluar el riesgo crediticio.
 Profundizar servicios Educativos.
 Mantener comunicación permanente con los Padres y/o Acudientes, Alumno, Trabajador o Proveedor
 Efectuar labores de mercadeo, investigaciones comerciales o estadísticas.
 Para el envío de mensajes que contengan información comercial, de mercadeo, personal, institucional, de productos o servicios o de cualquier otra índole que el COLEGIO considere al teléfono móvil y/o celular, correo electrónico, correo físico o por cualquier otro medio.
 Para ser consultada, intercambiada o circulada por el COLEGIO con cualquier entidad del sector real, entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera y/o con cualquier operador de información y/o COLEGIO de datos nacional o extranjero.
Derechos de los Padres de Familia y/o Acudientes, Alumnos, Trabajadores o Proveedores de los datos
El Padre de Familia y/o Acudiente, Alumno, Trabajador o Proveedor de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:
 Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales.
 Solicitar prueba de la autorización otorgada al COLEGIO, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581.
 Ser informado por el COLEGIO del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le da a sus Datos Personales.
 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
 Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el COLEGIO han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
Autorización del Padre de Familia y/o Acudiente, Alumno, Trabajador o Proveedor
Para efectos del Tratamiento de los Datos Personales, se solicitará Autorización previa e informada del Padre de Familia y/o Acudiente, Alumno, Trabajador o Proveedor, la cual será obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Padre de Familia y/o Acudiente, Alumno, Trabajador o Proveedor que permitan concluir de forma razonable que otorgó la Autorización.
La Autorización del Padre de Familia o Acudiente no será necesaria cuando se trate de:
 Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
 Datos que sean de naturaleza pública
 Casos de urgencia médica o sanitaria
 Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos
 Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Deberes del responsable del tratamiento de los datos personales
El COLEGIO en su calidad de responsable del Tratamiento debe cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:
 Garantizar al Padre de Familia y/o Acudiente, Alumno, Trabajador o Proveedor, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data
 Solicitar y conservar copia de la respectiva Autorización otorgada por el Padre de Familia y/o Acudiente, Alumno, Trabajador o Proveedor
 Informar debidamente al Padre de Familia y/o Acudiente, Alumno, Trabajador o Proveedor sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada
 Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
 Garantizar que la información objeto del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible
 Actualizar la información
 Rectificar la información cuando sea incorrecta
 Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Padre de Familia y/o Acudiente, Alumno, Trabajador o Proveedor en los términos señalados en la ley
 Informar a solicitud del Padre de Familia y/o Acudiente, Alumno, Trabajador o Proveedor sobre el uso dado a sus datos
 Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Padre de Familia y/o Acudiente, Alumno, Trabajador o Proveedor
 Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Procedimientos
Consultas
Los Padres de Familia y/o Acudientes podrán consultar la información personal que repose en la Base de Datos del COLEGIO, previa validación y acreditación de su identidad según los procedimientos del COLEGIO. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos
El Padre de Familia y/o Acudiente, Alumno, Trabajador o Proveedor que considere que la información contenida en la Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581, podrán presentar un reclamo, el cual será tramitado bajo los siguientes términos:
 El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al COLEGIO, con la identificación del Padre de Familia y/o Acudiente, Alumno, Trabajador o Proveedor, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección física y electrónica, teléfono, acompañando los documentos que se quiera hacer valer por medio de los canales establecidos.
 Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
 En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
 El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato
Los Padres de Familia y/o Acudientes podrán en todo momento solicitar al COLEGIO la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la Autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Padre
de Familia y/o Acudiente, Alumno, Trabajador o Proveedor tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.
Queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio
El Padre de Familia y/o Acudiente, Alumno, Trabajador o Proveedor sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el COLEGIO.
Comunicación
Para el ejercicio de los derechos que le confiere la Ley (Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes) y si fuera aplicable, se pone a disposición del Padre de Familia y/o Acudiente, Alumno, Trabajador o Proveedor, el correo electrónico administracion@chesterpalmer.edu.co y los servicios telefónicos fijos locales numero 6113472